Dalam artikel ini, kami akan memaparkan konsep dokumentasi secara komprehensif. Kami akan mengulas pengertian dokumentasi menurut para ahli, fungsi dokumentasi, kegiatan yang terkait, manfaatnya, serta proses pengkodean dokumen. Tujuan kami adalah menyajikan informasi yang lengkap namun tetap ringan dibaca. Untuk mendapatkan pemahaman yang lebih jelas, mari kita ikuti penjelasan di bawah ini dengan cermat.
Makna Dokumentasi
Dokumentasi merujuk pada himpunan dokumen yang bertujuan memberikan informasi atau bukti terkait proses pengumpulan dan pengolahan dokumen secara teratur, dengan tujuan untuk menyebarkannya kepada pengguna informasi yang bersangkutan.
Definisi Dokumentasi Menurut Pakar
Berikut ini adalah penjelasan dari beberapa ahli mengenai dokumentasi.
KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia)
Definisi dokumentasi menurut KBBI adalah proses penghimpunan, pemilihan, pengolahan, dan penyimpanan informasi dalam bidang pengetahuan; serta pemberian atau pengumpulan bukti berupa gambar, kutipan, kliping koran, dan referensi lainnya.
Wikipedia
Dokumentasi memiliki pengertian sebagai suatu metode yang digunakan untuk menyediakan dokumen dengan menggunakan bukti yang akurat dari catatan sumber informasi, seperti tulisan, surat wasiat, buku, undang-undang, dan lain sebagainya.
Secara umum, dokumentasi mencakup kegiatan pencarian, penelitian, pengumpulan, pengawetan, penguasaan, penggunaan, dan penyediaan dokumen.
Ensiklopedia Britania
Dokumentasi menurut Ensiklopedia Britania adalah proses pengawasan dan penyusunan bibliografi dengan menggunakan alat-alat seperti indeks, abstrak, dan esai. Metode tradisional juga dapat digunakan untuk memastikan aksesibilitas informasi tersebut.
FID (Federation International de Documentation)
FID mendefinisikan dokumentasi sebagai proses pengumpulan dan penyebaran dokumen dari berbagai jenis dalam segala bidang pekerjaan manusia.
Paul Otlet (International Economic Conference 1905)
Menurut Paul Otlet, dokumentasi adalah kegiatan yang melibatkan pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, penemuan kembali, dan penyebaran dokumen dengan tujuan memfasilitasi aksesibilitas dan penggunaan informasi.
Fungsi Dokumentasi
Dari segi fungsi dokumentasi adalah sebagai berikut:
Dinamis yaitu dokumen yang bisa digunakan dengan cara langsung didalam prose menyelesaikan pekerjaan kantor
– Dinamis aktif
– Dinamis semi aktif
– Dinamis in aktif
Statis yaitu dokumen yang tidak digunakan dengan langsung didalam menyelesaikan pekerjaan kantor:
– Dokumen koprol
– Dokumen Literal
– Dokumen Privat
Kegiatan atau Tugas Dokumentasi
Kegiatan dari dokumentasi adalah sebgai berikut:
– Melakukan pencarian dan pengumpulan bahan-bahan
– Melakukan pencatatan dokumen
– Melakukan pengolahan dokumen
– Melakukan produksi dokumen
– Melakukan penyajian dan menyebarluaskan dokumen
– Melakukan penyimpanan dan pemeliharaan dokumen
Manfaat Dokumentasi
Manfaat dari dokumentasi adalah sebagai berikut:
Perspektif Administrasi
Dalam hal administrasi, dokumentasi memiliki manfaat penting untuk mencatat informasi. Dokumen-dokumen yang didokumentasikan mencakup identitas, tanggal masuk dan keluar, serta data akses, yang menjadi nilai penting dalam pengelolaan berkas.
Perspektif Hukum
Dari segi hukum, dokumentasi memiliki manfaat sebagai alat bukti yang sah. Isi berkas yang terkait dengan jaminan kepastian hukum berdasarkan prinsip keadilan menjadi penting dalam proses hukum yang sedang berlangsung.
Perspektif Pendidikan
Dokumentasi informasi atau berkas memiliki manfaat dalam mendukung kegiatan pembelajaran. Isi informasi terkait dengan data kronologis perkembangan pelayanan kebidanan yang diberikan kepada pasien, memberikan dukungan yang signifikan dalam proses pembelajaran.
Perspektif Penelitian
Dalam konteks penelitian, dokumentasi memiliki manfaat sebagai sumber informasi yang diperlukan. Data atau informasi yang terdapat dalam berkas dapat digunakan untuk keperluan penelitian dalam pengembangan ilmu pengetahuan di bidang kesehatan.
Perspektif Ekonomi
Informasi atau data yang didokumentasikan memiliki manfaat dalam menghitung besarnya dana yang harus dikeluarkan, sehingga dapat mengurangi pemborosan. Isi berkas dapat menjadi acuan untuk menentukan pembayaran layanan di sebuah institusi, sehingga pembayaran atas tindakan tersebut dapat dipertanggungjawabkan.
Perspektif Manajemen
Kehadiran informasi yang lengkap dan tersimpan dengan baik menunjukkan adanya manajemen yang efektif. Dokumentasi berkas melibatkan aliran data dan informasi dalam sistem informasi. Berkas ini digunakan dalam pelaporan dan penyusunan program pelaksanaan keputusan oleh pimpinan.
Pengindeksan Dokumen
Dalam proses dokumentasi, terdapat kegiatan pengindeksan dokumen yang dilakukan melalui pencatatan dalam buku induk dokumen. Berikut adalah beberapa aspek pengindeksan dokumen:
– Penomoran berurutan
– Penanggalan dokumen atau data yang diperoleh
– Penyusunan dokumen secara teratur
– Penyebutan nama atau judul dokumen
– Kota tempat penerbitan dokumen
– Nama penerbit dokumen
– Tahun penerbitan dokumen
– Jumlah halaman dokumen
– Metode saat ini, di mana banyak dokumen yang direkam atau diubah menjadi bentuk mikrofilm, bahkan ada yang disimpan dalam memori komputer.
Dengan menggunakan kode atau sandi yang telah diproses, dokumen yang dicari dapat ditemukan dengan cepat. Dokumen dapat berbentuk lembaran film, pita, atau rekaman. Untuk dokumen dalam bentuk lembaran khusus seperti surat atau dokumen penting lainnya, sistem karsipan atau filing digunakan. Namun, untuk dokumen yang dijilid, penyimpanan, penataan, dan pengamanannya menggunakan sistem yang mirip dengan perpustakaan.
Proses Klasifikasi dimulai dengan pembagian utama yang kemudian dibagi menjadi divisi, divisi dibagi menjadi seksi, dan seksi dibagi menjadi subseksi.
Pembagian klasifikasi dapat dilakukan hingga tingkatan yang lebih detail.
Metode pengklasifikasian judul atau keterangan dan pembagian judul secara hierarkis.
Teknik dalam melakukan pengindeksan.
Teknik penentuan kode yang digunakan.
Prosedur dan teknik penyimpanan yang diterapkan.
Penetapan catatan yang diperlukan untuk setiap entri.
Pengelompokan Judul Arsip
Setiap arsip yang disusun secara alfabetis dikategorikan menjadi empat kelompok sebagai berikut:
– Arsip Perseorangan: Arsip ini diberi judul berdasarkan nama individu yang terkait.
– Arsip Instansi Pemerintah: Arsip ini diberi judul berdasarkan nama instansi pemerintah yang bersangkutan.
– Arsip Niaga: Arsip ini diberi judul berdasarkan nama perusahaan terkait.
– Arsip yang Dikelola oleh Badan-Badan Sosial.
Teknik Penentuan Unit dalam Pengindeksan:
Setelah menentukan judul apakah itu berupa nama individu, organisasi sosial, instansi pemerintah, atau swasta, langkah selanjutnya adalah menetapkan unit-unit yang paling penting. Proses ini dikenal sebagai pengindeksan.
Teknik Penentuan Kode:
Dalam menentukan kode, digunakan teknik yang melibatkan aturan-aturan dalam pengindeksan.
Demikianlah penjelasan tentang Pengertian Dokumentasi, Fungsi, Kegiatan, Manfaat & Pengkodean. Semoga informasi ini dapat menambah pemahaman dan pengetahuan Anda. Terima kasih telah mengunjungi kami, dan jangan lupa untuk membaca artikel-artikel lain yang tersedia.
Referensi: sambellayah.com
